三、公务员之综合管理实务——综合管理的日常工作

（一）办公室管理的作用

1.办公室是指挥部

2.办公室是工作室

3.办公室是“窗口”

（二）办公室管理的内容与要求

广义的办公室管理既包括办公室环境与物业的管理，又包括办公人员的行为管理，这所讲的主要是前者。其管理要求和特点为：

1.整洁

2.安静

3.光线、空气与温度

4.色调与美化

5.设备与用品

（三）督查工作

督查，又称督办和查办，是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。

1、督查工作的作用

（1）督查对领导的作用

a.督查工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段。

b.督查是促进领导决策正确、科学的必要环节

c.督查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手段

（2）督查对秘书的作用

a.督擦是秘书的一项重要职责

b.督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面

2、督查工作的原则

（1）领导负责

（2）分级负责

（3）实事求是

（4）不直接办案

（5）讲求时效

3.督查工作的程序

领导临时交办的督查任务，秘书可随机进行，即使汇报；较重大的事项则需按以下程序进行：（1）查办立项。（2）查办通知。（3）催办。（4）直接调查。（5）商讨处理。（6）结案反馈。（7）立案归档。

（四）保密工作

1、秘密类型

（1）按范围可分为：国家秘密、组织秘密、个人秘密等；

（2）按内容性质可分：政治秘密、军事秘密、经济秘密、科技秘密、商业秘密、人事秘密等；

（3）按秘密的产生可分：原始秘密、再生秘密；

（4）按秘密的形态可分：有形秘密、无形秘密；

（5）按秘密的登记又可分为：国内级、内部级、秘密级、机密级、绝密级等

2、保密的意义和作用在于

（1）关系到国家的安危

（2）关系到经济、科技、文化教育等事业的发展

（3）关系到领导工作的成败

（4）关系到社会的安定团结

3、保密工作的内容与要求

（1）文件保密。

a.凡秘密文件在印刷前应按规定表明密级，确定发放范围。

b.应由机要人员打印或专门印刷厂印。校样、废页、蜡纸、衬纸、胶版等应及时销毁

c.草稿、修改稿、清样应和正式文件同样保管

d.复制秘密文件必须履行审批、登记手续

e.发放时应用专门的封袋、封条

f.应由专人递送.不可通过普通邮政传递，也不可在普通传真机上传送

g.文件的收发、传阅、借阅都要有严格的登记手续

h.应有专人专柜保管，并经常清理、检查

（2）会议保密。

a.会前规定保密纪律，对与会人员进行保密教育

b.选择具备保密条件的会场，采取保密措施，如扩音、录音设备等，不得使用无线话筒

c.控制与会人员，本人签到，验证入场，做好点名工作

d.统一发放、回收或管理会议文件

e.领导人讲话，未经本人同意，不得整理印发

f.会议内容，与会人员不得以任何形式对外泄露。需要传达的按会议要求有组织、有范围地进行

g.秘书做的会议记录，应同秘密文件一样严加保管

(3)通讯保密

a.秘密文件、资料等不准通过普通邮政部门传递，必须由机要通讯部门或派专人传送

b.密码、密码机及电报译稿，必须严加保密

c.拍发电报必须“密电密复”、“明电明复”，不得明密混用。

d.不得在普通电话内传递秘密信息

(4)电脑保密

a.电脑房应设置在有安全保障的地方，应加装屏蔽网或电子干扰器，以防止电磁信号泄密

b.电脑在安装使用前应请专业部门进行安全技术检查

c.机房通道应有专人把守，禁止闲杂人员进入

d.秘密信息及数据软件，应建立和健全使用、借用、复制、移交、保管等保密制度

(5)涉外秘密

a.涉外活动应注意内外有别，友好归友好，保密归保密。

b.涉密单位不得擅自接待外国人参观访问。

c.参加外事活动以及出国人员，未经主管批准不得携带秘密文件、资料、笔记本等。

d.凡有外国人常驻的单位（包括中外合资、合作企业），不得让外国人接触我放秘密文件或参加秘密会议，中放人员也不得在外国人面前谈论秘密事项。

4.保密工作方针

（1）积极防范

（2）突出重点

（3）既确保国家秘密，又便利各种工作。保密和便利工作是一对矛盾。

5.保密工作的具体规定

我国《党和国家工作人员保密守则》共有10条，企事业单位秘书人员可参照。⑴不该说的秘密，绝对不说；⑵不该问的机密，绝对不问；⑶不该看的机密，绝对不看；⑷不该记录的机密，绝对不记录；⑸不在非专用记录本上记录机密；⑹不在私人通信中涉及机密；⑺不在公共场合和家庭、子女、亲友面前谈论机密；⑻不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；⑼不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；⑽不携带机密材料游览、参观、探亲、仿友和出入公共场合。

    附录公文管理

公文管理是指行政机关按照特定的程序和要求，执法和收办各式文件，组织行政信息传递、储存与处理的各种活动。

1、包括发文处理和收文处理须注意以下几点：

文件的类别、格式和行文关系都要规范统一。

严格遵守文件处理程序，实现办文制度化、规范化、科学化。

文件处理要及时迅速。

严格控制文件数量，提高文件质量。

2、流程

制发：拟稿、会签、核稿、送审、签发、编号、登记、印刷、发放、询办等

受理：签收、拆封、登记、拟办、分发、传阅、承办、办复

归档：归卷、立卷、归档、移交

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