二、公务员之综合管理实务——秘书工作机构的职能与工作要求

 

（一）秘书工作机构的性质

秘书工作机构（或秘书部门）由其职能决定，具有机密、辅助、综合、服务四种特征。

1.机密性

2.辅助性

3.综合性

4.服务性

（二）秘书工作机构的职能

1.助手职能

2.参谋职能

3.枢纽职能

4.协调职能

5.保密职能

6.公关职能

（三）秘书工作机构的工作原则与要求

秘书部门是一个工作整体。为了有效而全面地实现自己的职能，这就要求每一位秘书人员，尤其是秘书部门的负责人——秘书长和办公厅（室）主任们遵循正确、科学的工作原则与要求。

1.明确职责、权限、目标、任务

2.指定秘书工作的各项制度和标准

3.分清主次，有条不紊，秘书工作头绪繁多，千变万化，又往往事无巨细，纷至沓来。

4.科学地安排工作程序

5.准确细致，切实无误

6.迅速果断，讲求时效

7.忠于职守，安于职分

8.加强教育、管理，不断提高素质、能力

（四）秘书工作机构的设置

1、设置秘书工作机构有三个原则：一是精简原则；二是纵向层次尽量少；三是横向幅度可适当加大。

2、秘书工作机构的名称与组织形式

我国的秘书工作机构有广义与狭义的两种：广义的是指秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成。如国务院办公厅、上海市人民政府办公厅、崇明县人民政府办公室、华夏银行总经理办公室等。它们统管政策研究、日常行政与机关事务三大方面工作；狭义的则是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖与机关、单位或办公厅（室）之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作。

组织形式也有两种：分理制或综理制。

（五）秘书部门和秘书人员管理

1、秘书部门和秘书人员管理的内容和要求

（1）机构与部门职责

“确定分工职责，使每个部门都各司其职，各尽其责”。

（2）岗位责任制

秘书岗位责任制是秘书工作的制度和规定之一。就是由秘书部门或行政管理部门规定每一个秘书人员的工作岗位名称和实质内容，包括：职务、职能、责任、权利、义务、纪律以及与上下左右成员的和组要求等。岗位责任制必须与岗位目标管理、考核制度、奖惩制度科学地结合起来，形成完整的、有效的竞争机制和激励机制，保证各项工作的高质量、高效率。

（3）工作程序和工作方法

（4）信息系统

（5）办公自动化

2、秘书人员的自我管理

秘书人员的自我管理包括工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理四个方面。

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