一、公务员之综合管理实务——秘书理论与实务概论

 

（一）秘书的涵义

     秘书的涵义，众说不一。社会上有从字面上解释的：秘密文书工作者；也有用比喻说明的：领导的参谋与助手。都又一定的正确性，但有不够科学和确切。

这里介绍学术界较普遍的四种说法。

1.宫中秘藏之书

2.辅臣

3.行政职位。在许多国家，政府机关秘书属文官范畴。我国也已规定：政府秘书均属国家公务员，秘书长属政务类公务员，一般秘书则属事务类公务员。

4.社会职业

（二）秘书的职业特征

秘书既是行政人员的一部分，又是一种社会职业，与其他职业相比，有它自己的特征。

1.服务的直接性

2.服务的稳定性

3.知识化

4.年轻化

5.女性化

（三）秘书工作的内容

秘书人员究竟应做哪些工作？或者说，秘书工作究竟包括哪些内容主要有两个依据：一是权威机关的规定；二是由现实状况加以概括。

秘书工作的内容，美国把秘书工作用“文书、事务、一般管理”三个词来概括。这在世界范围内是有一定代表性的。当然，这三个词也是代表三个大类，可以分解为一二十个小类。许多西方公司在录用新秘书之后，人事部门会给秘书一份“职位说明表”，逐一列出秘书应做的工作。有的公司从大至“文件拟稿、会议安排”，小至“给客人送咖啡、购买文具”，不下20项。结合我国的实际情况我国政府机关与企事业单位的秘书工作大致有以下15项：

1.文书撰写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等）；

2.文书制作（打字、复印、编排、装订等）；

3.文书处理（收发、传递、办理、保管、立卷等）；

4.档案管理（归档、鉴定、管理、提供等）；

5.会议组织（准备、记录、文件、善后等）；

6.调查研究（计划、实施、分析、研究等）；

7.信息字工作（收集、整理、提供、储存等）；

8.信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理等）；

9.接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务等）；

10.协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等）；

11.督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查等）；

12.日程安排（为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等）；

13.日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）；

14.办公室管理（环境、设备、经费等）

15.其他临时交办事项。

（四）秘书工作的性质

1.辅助性

辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。各级各类秘书人员都必须认清自己的助手地位，认清自己工作的辅助性质。

2.综合性

所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。它门类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任。

3.机密性

善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德。

4.服务性

1985年的全国秘书长会议上，中央提出了秘书工作要做到“三个服务”：（1）为本机关领导和上级机关服务；（2）为本机关其他平级的职能部门服务；（3）为下级机关和人民群众服务。

（五）秘书工作的作用

总的来说，秘书工作具有以下五个方面的作用；

1、助手作用

2、参谋作用

3、协调作用

4、信息枢纽作用

5、公共关系作用

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