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Ø 会议的涵义和要素
1、 会议的涵义：三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。涵义是有组织有领导地商议事情地集会。通常会议需要在一定的时间、地点，正式的会议还要冠以能反映会议内容、性质、人员、时间、地点等完整而确切的名称。
2、 会议的要素：与会者（参加会议的正式成员，包括主持人、秘书，但不包括在会场上的其他服务人员，与会者应具有必要性、重要性、合法性）、主持人、议题、名称、时间（会议召开的时间，整个会议需要的时间，每次会议的时间限度）、地点。
Ø 会议的类型
1、 按内容、性质分代表大会、工作会议、学术会议、联席会议
2、 按会议的形式：小组会、座谈会、报告会等
3、 按与会人员的成分分党委会、董事会、记者招待会
4、 按人数规模分大型会议、中型会议、小型会议
5、 按会议召开的规律或日期分：定期例会、临时性会议。
Ø 会议的程序
会议的程序就是会议的进程，指每次会议秘书按时间的先后依次安排会议的内容，如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等。目的是为了使会议主持者根据会议程序，把握好会议进程。拟定会议程序要求：1）按照法律法规、领导的旨意进行；2）认真、细致、全面；3）会议程序要体现会议的特点。
Ø 会议的控制与管理
会议的控制与管理要在数量和质量上进行确保，要严格会议的审批制度，本着“宁少勿多、宁小勿大、宁短勿长”的原则。要严格管理制度。要提高会议的效率。
1、会议的控制
1）确定会议议题。向领导同志和有关职能部门征询会议议题，并对议题顺序进行合理安排，报请主要领导审核确定，会前将议题单印发与会人员。
2）制定会议议程和日程。对会议需要举行的各项活动要进行统筹安排。一天以上的会议，需要排定会议日程。要对会议每天的议题、议程、活动进行统筹安排。主持人要提前确定。
3）会议后勤。根据会议的规格，确定会议的餐饮、接待标准；根据会议规模，预定会议场地、住宿地点；在会议编组和安排住宿时，要尽可能考虑到与会人员的单位、区域、性别和生活习惯等因素；外地与会人员如有需要的，要联系接站，并预定返程机车票；会议时间长的，要安排会议休息期间的活动。
4）会议通知。会议准备工作完毕后，要尽早发出通知。重要会议，一般应发出书面通知，写明开会时间、地点、出席范围、会议要求和注意事项等。采取电话口头通知的，要记录接话人姓名，并提醒接话人做好记录。重要会议的通知发出后，要对被通知人员能否参加会议进行核查，并及时反馈给会议主持人。
5）会议签到。与会人员报到或入场时，应在签到簿上签署姓名、职务、单位，表示到会。
6）会场服务。会务人员应在会议前到场对会场准备情况进行检查，内容主要包括：会标、会徽或旗帜的悬挂情况、主席台座签排列顺序、与会人员就座区域的划分、会议材料、声像灯光设备茶水饮料、水果等。会议期间，茶、烟、水果的供应要及时。
7）会议记录。会议记录首先要写清会议名称、时间、地点、召集人、出席者、缺席者、列席者；对重要会议主要内容的记录，应忠实原话，保持发言者的风格，努力做到真实、准确、完整、层次清楚；对会议最后形成的决议和主要领导人的结论性讲话，要尽可能记清原话，必要时应使用录音设备。对没有听清楚或发言者没有说清楚的地方，会后要及时找有关人员核对。会议结束后，重要会议一般应整理印发会议纪要。
8）会议保密。特殊会议的召开，要制定必要的措施，做好保密工作，重点抓好文件运转、技术设备、会议记录、宣传报道和会场保密等几个环节的工作。
2、会议的管理
1）管理标准化。会议管理的标准化体现于整个会议管理的过程中，要实现会议管理的最佳效果目标，必须要有科学的、量化的量化执行标准。应用科学的分析与研究等根据环境、人数、季节、材质等因素的不同定义做出科学的参数标准。
2）管理流程化。会议管理的流程化管理是基于项目管理知识而建立的作业流程，从会议项目的选题确定、到客户状况分析、报名表设计制作、寄发、工作说明书制定、会场环境设计、会议流程设计、危机问题预演、项目实施沟通直至项目效果追踪等工作环节实现了流程化模式。
3）管理数据化。数据库化管理是依照数据库的形式对所有文档、资料、信息进行分类、系统的管理模式。“客户资料丢失、外部合作单位资料缺失、项目文件备份、重要合约文件消失”所有类似的困扰都将在数据库化的管理下消失。
4）管理专业化。会议每一个组成都有专业化的分工，将每一个会议拆分成可量化的部分，再以最贴切的方法完成所有不同的部分，“细微之处皆专业”。
（编辑：上海华图）
