一、秘书理论与实务概论

（一）秘书的涵义

     秘书的涵义，众说不一。社会上有从字面上解释的：秘密文书工作者；也有用比喻说明的：领导的参谋与助手。都又一定的正确性，但有不够科学和确切。

这里介绍学术界较普遍的四种说法。

1.宫中秘藏之书

2.辅臣

3.行政职位。在许多国家，政府机关秘书属文官范畴。我国也已规定：政府秘书均属国家公务员，秘书长属政务类公务员，一般秘书则属事务类公务员。

4.社会职业

（二）秘书的职业特征

秘书既是行政人员的一部分，又是一种社会职业，与其他职业相比，有它自己的特征。

1.服务的直接性

2.服务的稳定性

3.知识化

4.年轻化

5.女性化

（三）秘书工作的内容

秘书人员究竟应做哪些工作？或者说，秘书工作究竟包括哪些内容主要有两个依据：一是权威机关的规定；二是由现实状况加以概括。

秘书工作的内容，美国把秘书工作用“文书、事务、一般管理”三个词来概括。这在世界范围内是有一定代表性的。当然，这三个词也是代表三个大类，可以分解为一二十个小类。许多西方公司在录用新秘书之后，人事部门会给秘书一份“职位说明表”，逐一列出秘书应做的工作。有的公司从大至“文件拟稿、会议安排”，小至“给客人送咖啡、购买文具”，不下20项。结合我国的实际情况我国政府机关与企事业单位的秘书工作大致有以下15项：

1.文书撰写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等）；

2.文书制作（打字、复印、编排、装订等）；

3.文书处理（收发、传递、办理、保管、立卷等）；

4.档案管理（归档、鉴定、管理、提供等）；

5.会议组织（准备、记录、文件、善后等）；

6.调查研究（计划、实施、分析、研究等）；

7.信息字工作（收集、整理、提供、储存等）；

8.信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理等）；

9.接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务等）；

10.协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等）；

11.督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查等）；

12.日程安排（为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等）；

13.日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）；

14.办公室管理（环境、设备、经费等）

15.其他临时交办事项。

（四）秘书工作的性质

1.辅助性

辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。各级各类秘书人员都必须认清自己的助手地位，认清自己工作的辅助性质。

2.综合性

所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。它门类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任。

3.机密性

善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德。

4.服务性

1985年的全国秘书长会议上，中央提出了秘书工作要做到“三个服务”：（1）为本机关领导和上级机关服务；（2）为本机关其他平级的职能部门服务；（3）为下级机关和人民群众服务。

（五）秘书工作的作用

总的来说，秘书工作具有以下五个方面的作用；

1、助手作用

2、参谋作用

3、协调作用

4、信息枢纽作用

5、公共关系作用

二、秘书工作机构的职能与工作要求

（一）秘书工作机构的性质

秘书工作机构（或秘书部门）由其职能决定，具有机密、辅助、综合、服务四种特征。

1.机密性

2.辅助性

3.综合性

4.服务性

（二）秘书工作机构的职能

1.助手职能

2.参谋职能

3.枢纽职能

4.协调职能

5.保密职能

6.公关职能

（三）秘书工作机构的工作原则与要求

秘书部门是一个工作整体。为了有效而全面地实现自己的职能，这就要求每一位秘书人员，尤其是秘书部门的负责人——秘书长和办公厅（室）主任们遵循正确、科学的工作原则与要求。

1.明确职责、权限、目标、任务

2.指定秘书工作的各项制度和标准

3.分清主次，有条不紊，秘书工作头绪繁多，千变万化，又往往事无巨细，纷至沓来。

4.科学地安排工作程序

5.准确细致，切实无误

6.迅速果断，讲求时效

7.忠于职守，安于职分

8.加强教育、管理，不断提高素质、能力

（四）秘书工作机构的设置

1、设置秘书工作机构有三个原则：一是精简原则；二是纵向层次尽量少；三是横向幅度可适当加大。

2、秘书工作机构的名称与组织形式

我国的秘书工作机构有广义与狭义的两种：广义的是指秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成。如国务院办公厅、上海市人民政府办公厅、崇明县人民政府办公室、华夏银行总经理办公室等。它们统管政策研究、日常行政与机关事务三大方面工作；狭义的则是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖与机关、单位或办公厅（室）之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作。

组织形式也有两种：分理制或综理制。

（五）秘书部门和秘书人员管理

1、秘书部门和秘书人员管理的内容和要求

（1）机构与部门职责

“确定分工职责，使每个部门都各司其职，各尽其责”。

（2）岗位责任制

秘书岗位责任制是秘书工作的制度和规定之一。就是由秘书部门或行政管理部门规定每一个秘书人员的工作岗位名称和实质内容，包括：职务、职能、责任、权利、义务、纪律以及与上下左右成员的和组要求等。岗位责任制必须与岗位目标管理、考核制度、奖惩制度科学地结合起来，形成完整的、有效的竞争机制和激励机制，保证各项工作的高质量、高效率。

（3）工作程序和工作方法

（4）信息系统

（5）办公自动化

2、秘书人员的自我管理

秘书人员的自我管理包括工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理四个方面。

 

 

 

三、秘书的社会活动与人际关系

（一）秘书的社会活动

1.现代秘书社会活动的特点

现代社会的秘书，其活动范围有极大的扩大。活动的目的、活动的方式也明显地复杂化、多样化。秘书的活动已经充分社会化了。

2.现代社会活动对秘书的要求

秘书在社会活动中不仅仅要遵守法令、法律，遵守机关、单位的规章制度，而且要遵守和尊重社会的公共道德和行为规范，遵守和尊重不同交往场合、不同民族或地区的礼仪习俗。秘书人员应做到衣饰整洁，举止大方，彬彬有礼，谈吐文雅，待人诚恳、和蔼，且富有幽默感。

现代秘书人员应该有广泛交往的愿望，要有什么场合都敢走一走，什么事都敢试一试的勇气，要有开放型、全方位活动的心理准备，更要有进行各种性质的社会活动的能力。

（二）秘书的社会地位

1.共性的角色意识

2.后成地位

3.秘书社会地位的特点

秘书人员即要承认自己职业、职位的从属性，又要摆脱社会地位的依附性，应该更要重视自己的后成地位。

（三）秘书的角色意识

    1.共性议事和个性意识

助手、参谋、耳目、枢纽、幕后英雄等等，都是对秘书角色的比喻性的共同要求，也就形成了秘书的共性意识；另一方面，不同组织、不同职位、不同类别的秘书角色又有不同的地位和行为要求，这就形成了秘书的个性意识。

2.角色组合

秘书是个“角色组”，也就是说，秘书在不同的场合、条件下将扮演不同的角色，或是在同一时间扮演多种角色。

3.配角意识与主角意思

要在长期的实践中和领导的授权之下学会掌握分寸，要能把握什么事必须先奏后斩，什么事可以先斩后奏，什么事可以不奏而斩。也就是说，什么时间、地点、条件下，自己应该是配角；什么时间、地点、条件下，自己可以是主角或代理主角。一个称职的秘书必须具有基本的配角意识和有条件的主角意识，其关键是自己的价值取向。

（四）秘书人际关系的内容、方式与准则

1、人际关系的内容与方式

（1）人际关系的涵义与内容

这里所讨论的人际关系是指人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系。这是一种社会性、职业性的关系，被称作“业缘关系”；而不是指亲属邻里间的感情与道德关系（也就是所谓“血缘关系”及“地缘关系”）。人际关系的内容主要是通过人们在社会生活中的行为交往、语言交流等方式，达到彼此了解、融洽，在各种社会活动中互相合作、帮助、促进。

（2）影响人际关系的因素主要是：

A、距离的远近

B、交往的频率

C、态度相似性

D、需要的互补性

E、情景因素

F、中介因素

（3）人际关系的障碍

要进行正常的、有效的人际交往，必须克服某些主观和客观的障碍，譬如：A、心理障碍。B、语言障碍。C、地位障碍。D、物理障碍。

（4）人际关系的方式

A、语言

B、体态或身势

C、物质

（5）人际关系中的主动性

自主性既是指在人际交往中要主动去接近人，了解人，主动去争取合作与支持；又是指在人际关系中要独立自主。

（6）人际关系中的适应性

为了达到自己的行为目的，要善于在行为方式上适应社会习俗的要求，适应各种不同的交往对象的要求，适应特定环境与场合的要求，把阔遵守礼貌、行为规范和各种礼节礼仪。

2、秘书处理人际关系的准则

（1）、尊重

（2）、礼貌和礼仪

人际关系中尊重的最初步也是最基本的形式就是礼貌。礼貌要求秘书在公司或其他场合会见领导、上司、同事或客人时，首先应做到付帐整洁、修饰得体，表情自然，待人接物时，面带真诚的微笑，举止文雅；与人交谈时，用语得体、口齿清晰、语音温和。在各种焦急场合自觉注重和严格遵守各种礼仪礼节。

礼仪是人际交往中约定俗成的行为方式。它受历史、文化、社会、经济环境和习俗的影响，又因民族、国家、地区、时代的不同而不同。我国先行的礼仪以社会主义精神文明为主体，又吸收了优秀的历史传统和现代西方文明，已成为现代人、尤其是文化人不可缺少的修养和学问，值得秘书人员去学习并融化到自己的意识和行动之中。最简单的，如与客人见面时应抢上一步，颌首、微笑、主动伸手、问好，以示敬意。握手时应真诚地注视对方，并稍稍用力。但与异性见面时要看对方是否有握手的意图和习惯，不宜鲁莽。称呼也要得体，不知对方姓名、身份时，可一般称“先生”、“小姐”。

已知时，可用姓名加姓氏或职称、学衔称之，比如“张经理、李科长、王教授”等等。作自我介绍时应简明扼要，姓名、单位及部门、职务即可。送名片时应双手递上，文字应正向对方；接名片后应注意先看或轻读一遍方可收好，同时应说：“久仰久仰。”为人做介绍时，应注意先客人后主人，先女士后男士，先年龄、地位高者后低者，诸如此类等等。。

（3）乐于助人

（4）赞美他人

（5）宽容与体谅

（6）公允

 

 

四、综合管理的日常工作

（一）办公室管理的作用

1.办公室是指挥部

2.办公室是工作室

3.办公室是“窗口”

（二）办公室管理的内容与要求

广义的办公室管理既包括办公室环境与物业的管理，又包括办公人员的行为管理，这所讲的主要是前者。其管理要求和特点为：

1.整洁

2.安静

3.光线、空气与温度

4.色调与美化

5.设备与用品

（三）督查工作

督查，又称督办和查办，是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。

1、督查工作的作用

（1）督查对领导的作用

a.督查工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段。

b.督查是促进领导决策正确、科学的必要环节

c.督查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手段

（2）督查对秘书的作用

a.督擦是秘书的一项重要职责

b.督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面

2、督查工作的原则

（1）领导负责

（2）分级负责

（3）实事求是

（4）不直接办案

（5）讲求时效

3.督查工作的程序

领导临时交办的督查任务，秘书可随机进行，即使汇报；较重大的事项则需按以下程序进行：（1）查办立项。（2）查办通知。（3）催办。（4）直接调查。（5）商讨处理。（6）结案反馈。（7）立案归档。

（四）保密工作

1、秘密类型

（1）按范围可分为：国家秘密、组织秘密、个人秘密等；

（2）按内容性质可分：政治秘密、军事秘密、经济秘密、科技秘密、商业秘密、人事秘密等；

（3）按秘密的产生可分：原始秘密、再生秘密；

（4）按秘密的形态可分：有形秘密、无形秘密；

（5）按秘密的登记又可分为：国内级、内部级、秘密级、机密级、绝密级等

2、保密的意义和作用在于

（1）关系到国家的安危

（2）关系到经济、科技、文化教育等事业的发展

（3）关系到领导工作的成败

（4）关系到社会的安定团结

3、保密工作的内容与要求

（1）文件保密。

a.凡秘密文件在印刷前应按规定表明密级，确定发放范围。

b.应由机要人员打印或专门印刷厂印。校样、废页、蜡纸、衬纸、胶版等应及时销毁

c.草稿、修改稿、清样应和正式文件同样保管

d.复制秘密文件必须履行审批、登记手续

e.发放时应用专门的封袋、封条

f.应由专人递送.不可通过普通邮政传递，也不可在普通传真机上传送

g.文件的收发、传阅、借阅都要有严格的登记手续

h.应有专人专柜保管，并经常清理、检查

（2）会议保密。

a.会前规定保密纪律，对与会人员进行保密教育

b.选择具备保密条件的会场，采取保密措施，如扩音、录音设备等，不得使用无线话筒

c.控制与会人员，本人签到，验证入场，做好点名工作

d.统一发放、回收或管理会议文件

e.领导人讲话，未经本人同意，不得整理印发

f.会议内容，与会人员不得以任何形式对外泄露。需要传达的按会议要求有组织、有范围地进行

g.秘书做的会议记录，应同秘密文件一样严加保管

(3)通讯保密

a.秘密文件、资料等不准通过普通邮政部门传递，必须由机要通讯部门或派专人传送

b.密码、密码机及电报译稿，必须严加保密

c.拍发电报必须“密电密复”、“明电明复”，不得明密混用。

d.不得在普通电话内传递秘密信息

(4)电脑保密

a.电脑房应设置在有安全保障的地方，应加装屏蔽网或电子干扰器，以防止电磁信号泄密

b.电脑在安装使用前应请专业部门进行安全技术检查

c.机房通道应有专人把守，禁止闲杂人员进入

d.秘密信息及数据软件，应建立和健全使用、借用、复制、移交、保管等保密制度

(5)涉外秘密

a.涉外活动应注意内外有别，友好归友好，保密归保密。

b.涉密单位不得擅自接待外国人参观访问。

c.参加外事活动以及出国人员，未经主管批准不得携带秘密文件、资料、笔记本等。

d.凡有外国人常驻的单位（包括中外合资、合作企业），不得让外国人接触我放秘密文件或参加秘密会议，中放人员也不得在外国人面前谈论秘密事项。

4.保密工作方针

（1）积极防范

（2）突出重点

（3）既确保国家秘密，又便利各种工作。保密和便利工作是一对矛盾。

5.保密工作的具体规定

我国《党和国家工作人员保密守则》共有10条，企事业单位秘书人员可参照。⑴不该说的秘密，绝对不说；⑵不该问的机密，绝对不问；⑶不该看的机密，绝对不看；⑷不该记录的机密，绝对不记录；⑸不在非专用记录本上记录机密；⑹不在私人通信中涉及机密；⑺不在公共场合和家庭、子女、亲友面前谈论机密；⑻不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；⑼不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；⑽不携带机密材料游览、参观、探亲、仿友和出入公共场合。

（五）公文管理

公文管理是指行政机关按照特定的程序和要求，执法和收办各式文件，组织行政信息传递、储存与处理的各种活动。

1、包括发文处理和收文处理须注意以下几点：

文件的类别、格式和行文关系都要规范统一。

严格遵守文件处理程序，实现办文制度化、规范化、科学化。

文件处理要及时迅速。

严格控制文件数量，提高文件质量。

2、流程

制发：拟稿、会签、核稿、送审、签发、编号、登记、印刷、发放、询办等

受理：签收、拆封、登记、拟办、分发、传阅、承办、办复

归档：归卷、立卷、归档、移交

 

 

 

五、信息与调查研究

（一）收集信息的主要内容

⑴政策法规信息

⑵指挥性信息

⑶本单位信息

⑷社会反馈信息

⑸可比信息

⑹相关信息

⑺未来信息

（二）信息的形式

文字形态、声像形态、记忆形态

（三）信息工作的程序和方法

⑴收集：收存、复印、记录、录音、录像、电脑、购买、交换等

⑵整理：分类、筛选

⑶加工：充实与综合、提炼与摘要、归纳与分析

⑷提供：适时、适事、适度

⑸传播：迅速、准确、保密

⑹储存：原件、目录、索引、软件

⑺检索：手工检索、计算机检索

（四）调查研究的内容

⑴基本情况调查

⑵专题调查

⑶经验性调查

⑷突发事件调查或事故的调查

（五）

⑴普遍调查

⑵典型调查

⑶个案调查

⑷重点调查

⑸抽样调查

（六）调查的方法

⑴观察法

⑵访问法

⑶文献法

⑷问卷法

（七）研究的方法

归纳、综合、统计、比较、分析、演绎

（八）调查研究的程序和步骤

⑴确定调查研究的课题

⑵确立调查的对象、类型和方式

⑶拟定调查项目和课题

⑷规定调查的时间和地点

⑸制订调查研究机关

⑹组织调查研究实施

⑺研究调查资料

⑻撰写调查研究报告

 

 

六、会议管理

（一）会议的涵义

简单地说，三个人以上，聚合在一起、就某个问题或某些议题进行讨论或解决，就是会议。

（二）会议的要素

⑴与会者

⑵主持人

⑶议题

⑷名称

⑸时间

⑹地点

（三）会议的类型

工作会议、代表会议、联席会议、学术会议、记者招待会、报告会、座谈会、国际会议、签约仪式、电话电视会议

（四）会议的程序

把每一次会议的项目和内容有序的排列，即使之程序化，便是程序。如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等。

（五）会议的控制和管理

会议管理的核心问题，是提高会议的效率，重视会议的质量。

⑴注意会议内容与会议所占时间的比率

⑵注意控制会议的次数和参加会议人数

 

 

 

七、信访工作

（一）信访的基本职能

参加议政、监督控制、信息反馈、化解矛盾、公关形象

（二）信访工作的程序和方法

⑴受理、登记

⑵立案、呈批

⑶承办、交办、转办

⑷调查、处理

⑸催办、回告

⑹审查、结案

⑺复信、督察

⑻总结、综合研究

⑼立卷

（三）信访工作制度

信访是指信访人员通过书信或走访等形式向国家机关或者单位及其负责人反映情况、表达意愿、提出要求，并由国家机关或者单位进行处理的活动。

受理信访事项按照一定原则进行：

1、信访事项责任归属机关或者单位受理，有特殊原因或者紧急情况的，可以由责任归属机关或者单位的上级机关直接受理。

2、接受信访的机关或者单位，对不属于自己职责范围的事项，应当在接受之日起五日内移送责任归属机关或者单位，并告知信访人。

3、接待来访的机关或者单位，对越过责任归属机关或者单位上访的，应当向来访人指明受理机关或者单位。

4、涉及几个机关或者单位职责范围的信访事项，由最先受理的机关或者单位向上级机关申请予以协调、指定受理。

5、远责任归属机关或者单位合并的，其信访事项由合并后的机关或者单位受理；远责任归属机关或者单位撤消的，其信访事项由上级机关直接受理或者指定受理。

 

 

 

 

八、公文写作

（一）公文的主题

是指作者通过全部文章内容所表达的中心意思。在公文中，行文机关，也就是法定作者的意图和目的，都是通过主体得以传达和实现的。

公文主题的作用

1、主题决定着公文的价值

2、主题是公文的灵魂和统帅

3、主题决定着材料的取舍

4、主题支配公文的谋篇布局

5、主题制约着公文的表达方式

6、主题影响着文章的遣词造句

（二）公文的结构

1、指定项目：必须填写的数据项目。

公文管理标记（包括公文格式代码、印刷顺序号、秘密等级、缓急时限、收问处理标记）、发问机关版头、发问字号、公文标题、正文、生效标识和页码。

2、选择项目：签发人、题注、主送机关、无正文说明、附件说明、注释及特殊要求说明、主题检索、抄送机关和印发说明等。

（三）公文的分类

根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（2001年1月1日起施行），行政机关的公文种类共有十三种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

1、按行文关系划分：下行问、上行问、平行文（向上级机关发送的是上行文；向下级机关发送的是下行文；向同级或不相隶属机关发送的是平行文）

2、按性质作用划分：命令性、知道性、决定性、知照性、呈请性、商洽性、记录性

3、按阅知范围划分：机密、内部、周知性

（四）公文的格式

眉首、主体、版记。

    1、眉首

眉首部分通常由制文机关或制文部门拟订并固定下来，长久使用。

（1）公文份数序号

（2）秘密等级和保密期限

（3）紧急程度

（4）发文机关标识

由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”组成。国家行政机关的发文机关标识通常用大红的宋体字印刷，俗称“红头文件”。

（5）发文字号

发文机关代字、年份和序号例

（6）签发人

2、主体

公文标题

主送机关

正文

附件

成文时间

公文生效标识

附注

3、版记

主题词

抄送机关

印发机关和印发日期

（五）行文规则

1、行文应当确有必要，注重效用

2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告

3、政府各部门依据部门职权乐意相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文：除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一辈政府正式行文。部门内设置除办公厅（室）外不得对外正式行文。

4、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

5、属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

6、属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

7、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文，自主行文，上级机关应当责令纠正或撤消。

8、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

9、“请示”应当一文一事：一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关，“报告”不得夹带请示事项。

10、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

11、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

 

 

 

 

九、行政机关公文的写作

（一）命令

1、适用范围

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

2、发布机关的权限

国家最高领导人、国务院及其所属部委、乡级以上地方各级人民政府

3、最常见的命令

发布令、行政令、嘉奖令

（二）议案

1、适用范围

议案适用与各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

2、发布机关的权限

国家权力机关的有关机构以及人民代表

（三）决定

1、适用范围

适用与对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级机关不适当的决定事项。

2、类型

指挥性决定、法规性决定、知照性决定、表彰与处理决定、变更或撤消决定

3、结构

标题、题注、正文、落款

（四）意见

1、适用范围

适用与对重要问题提出见解和处理办法

2、类型

指导性意见、实施性意见、建议性意见、评估性意见

3、结构

标题、主送机关、正文、落款

（五）通告

1、定义

通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项

2、用途

通告一般都是针对具体的业务或技术事务发出的，以便使人们能够了解有关政策、规定以及各项具体要求，因此一般限定在特定的范围、特定的领域、特定的系统乃至特定的人群内。诸如宣布交通、秩序安全方面的事项，行政部门宣布需要遵守公务管理方面的事项，职能部门宣布的业务性实行等等，常见的有税务局关于在征税的通告、机动车管理部门关于机动车辆年度检验的通告、银行关于发行新人民币的通告、房地管理局宣布对商品房销售面积进行检查的通告等。

3、分类

根据内容划分，通告可分为两种：法规政策性通告、具体事务性通告

4、写法

正文通告的具体如下：

开头：交代发通告的原由、依据、目的、意义

主体：陈述需周知、遵守的事项

结尾：要求、号召；生效时间、执行范围；“特此通告”

通告的根据和理由无须多费笔墨，但是所要求遵照执行的事项应该详写

（六）通知

1、涵义

《国家行政机关公文处理办法》规定：同志“适用与批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。”

2、用途

通知是应用最光的公文文种，全国各个单位、各个部门都可以撰写通知，张贴或发送通知。同时，通知又是使用频率最高的公文文种，以通知的形式发布行政法规和规章制度，要求在有关范围执行，上级机关向下级机关部署工作任务，交代事项，要求下级机关办理执行，告知召开会议的事项；转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及批转下级机关的公文，告知受文单位有关事项或一些新情况，如人事、机构的任免、变动等。

3、分类

颁转通知：

指示通知：

传达通知：

4、格式

通知的正文（以传达通知为例）具体如下：

开头：交代发通知的原因、目的、意义

主体：陈述需办理、周知、执行的事项

结尾：提供联络方法或自然结束

5写法

开头：交代发通知的原因、目的、意义

主体：陈述需办理、周知、执行的事项

结尾：提供联络方法或自然结束

（七）通报

1、涵义

《国家行政机关公文处理办法》规定：通报“适用与表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。”

2、具体用途

通报的适用范围没有通知广泛，但其职能作用却是其他文种代替不了的，原因在于其具有典型性、倾向性和教育性的特点。

典型性通报的内容是典型的事件、人物，或具有普遍意义的重要情况 ，以此来总结经验教训，指导各方面工作。倾向性通报不仅要把事实清楚地写出来，而且要表明发文机关的态度：是表扬激励先进、号召人们学习先进，还是批评惩戒错误、告戒人们引以为戒等都会有鲜明的态度。教育性指通报起着沟通信息、交流经验、教育公众的作用。

3、通报的分类

根据用途和内容划分，可将通报分为三类：

表彰性通报：

批评性通报：

情况性通报：

4、通报的写法

开头：目的、原由或概括全文中心

主体：先写事实与评析，后写决定

结尾：要求、希望

（八）报告

1、定义：

报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问

2、报告的分类

按用途可将报告分为：呈报性报告、呈转性报告

3、报告的具体用途

报告和请示属于下级单位向上级单位递送公文的上行文，使用的范围和对象都跟其他的下行文或平行文有区别。写报告的主要目的是求得上下级之间的沟通，是下情上达的重要手段，同时也是上级决策的依据和参考。

4、格式

报请类的公文与通传类的公文格式一样，都是由标题、主送机关、正文、公文生效标识和成文时间几要素组成，其中标题、主送机关、公文生效标识和成文时间的写法也都一样，区别仅仅在于正文内部的具体内容。

5、报告正文的内容

开头：写呈送报告的原因、背景

主体：写报告的具体内容。呈现性报告详细陈述情况、问题、答复事项或简单报送物品名称、数量；呈转性报告则提出工作建议或意见

结尾：其一，用习惯性用语结尾，如“特此报告”、“请审阅”、“请批示”、“以上报告如无不当，请指示”、“以上报告如无不妥，请转发各地”等，自然结束

（九）请示

1、定义

请示适用与向上级机关请求指示、批准

2、请示正文的内容

开头：请求事项的充分理由及依据

主体：请求上级批准或指示的问题

结尾：“以上请示，请批复”，“以上请示，请审批”

3、请示的分类

从行文目的看，请示有两种类型：一是请求批示的请示，二是请求批准的请示。

4、请示的写法

开头：请求事项的充分理由及依据

主体：请求上级批准或指示的问题

结尾：“以上请示，请批复”，“以上请示，请审批”

5、请示的要领

（1）一文一事（2）标题中的请示事项一般不使用“申请”、“请求”一类词语，避免有文中“请示”在语意上重复（3）一个主送机关（4）不向上级机关负责人报送（5）不越级请示（6）不与报告合用

（十）批复

1、适用范围

适用与答复下级机关的请示事项

2、类型

表态性批复、指示性批复

3、结构

标题、主送机关、正文、发问机关和成文日期

（十一）函

    1、定义：

《国家行政机关公文处理办法》规定：函“适用与不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”

2、函的分类

函按行文方向有发函和复函之分

如按照用途来划分有：商洽函、请批函、问答函

3、函的格式

开头：发函写目的，复函引依据

主体：写发函写商洽的事项，复函写答复的事项

结尾：其一用习惯性用语结尾，如“敬请函复”、“此复”；其二自然结尾

4、发函

正文开头都要写明函请的缘由；

正文的主体是函请的事项，发函应把函请事项与要求表述清楚，使对方明白需要了解或必须作复的问题；

正文的结尾，常写“能否，希尽快答复”“妥否，请答复”一类较客气的请求，但更多还是用习惯尾语。

5、复函

复函由于是本机关答复受文机关所提出的有关联系工作、询问或请求批准事项的回应，故要先引据来文，一般开头写成“X年X月X日来函（文号）收悉”的样式。正文则要有针对性，针对来函素提问题，给予明确的答复，不能不置可否或答非所问。

6、函的用途

函是公文中最简便灵活的一种文体，商调干部、联系学习与工作、邀请参观指导可用函，询问情况、征求意见、交流信息与经验可发函，要求报送统计、材料亦可发函，用途较广。

（十二）会议记要

会议记要可以上呈，向上级汇报会议讨论的结果；又可以平发和下发，要求与会单位共同执行、遵守，所以会议纪要属于泛行文。

1、会议纪要须在整理会议记录的基础上，进行分析、提炼，如实地归纳出会议的主要观点和基本精神，并提出呀点和重点，便于大家了解并掌握会议的情况，统一思想，推动工作。

2、会议纪要的特点

提要性

决议性

存查备用性

3、会议纪要的分类

意见式纪要：以概括反映商定意见为基本内容

摘编式纪要：以摘要编发与会者发言为基本内容

决议式纪要：以综合反映会议共识与决策为基本内容

4、格式

开头：会议概括

主体：讨论的问题和议定的事项

议定事项部分主要有综合概述法、归纳分项法、发言提要法三种写法

结尾：提出要求、希望或自然收束。结尾部分，宜依据具体需要，可学，可略

会议纪要的成问时间：如果不放在正文右下端，可加圆括号置于标题之下；公文生效标识可不使用。

5、会议纪要的写作要领

（1）择“要”而记

（2）依靠会议记录

（3）梳清条理

十、事务性文书写作

（一）计划

1、涵义

计划是为了实现一定时期的目标决策，结合实际情况而制订出总体和阶段的任务及其实施方法、步骤和措施的一种事务文体。计划是使用范围很广的重要事务文书。

2、分类

计划有许多不同种类，如规划、设想、计划、要点、方案、安排等等，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，但它们都属于计划文种的范畴。

3、格式

以计划为例，其行文机构包括标题、正文和落款：

标题：完整标题：单位名称+计划时限+计划的内容+文种名称

简单标题：计划时限+文种名称

计划时限+计划内容+文种名称

前言。相当与导语，目的、意义等。

正文：问题、前景、号召、希望等。结尾可省略。

落款：在正文的右下方写名制定计划的单位，署名下边写出制定计划的年、月、日。如果标题已写名单位，可不必再署名，只写日期即可。

计划的正文在结构安排上，一般有条文式、分列小标题式、表格式和综合式等四种形式，应视具体情况灵活确定。

（二）记录

记录类文书是指如实记录有关内容而形成的公务文书。一般包括会议记录、会议纪要、电话记录、接待记录和大事记。

（三）总结

1、涵义

总结是对前一阶段的工作或一项活动，进行全面、系统的回顾、分析和研究，从中找出经验教训，提炼出规律记录的认识，用以指导今后工作的方向的一种事务文体。

2、分类

按照内容分，有工作总结、生产总结、思想总结、活动总结等。

按照性质分，有综合性总结和专题性总结。

按照范围分，有公司总结、部门总结，政府总结、地方总结、个人总结等。

按照时间分，有年度总结、季度总结、月份总结等。

总结有各种别称，如自查性质的平谷及汇报、回顾、小结等都具有总结的性质。

3、格式

以工作总结为例，其行文结构包括标题、正文、落款三部分。

标题：公文式/新闻式

开头：情况概述

正文：主体：   经验体会

               存在的问题

          结尾：努力方向、改进意见

落款：和计划的落款相同。

标题

公文式标题：总结的公文式标题包含四要素：单位名称+时限+内容+文种名称，如：《XX局200X年度拥军拥属工作总结》。

新闻式标题：单行标题概括主要内容或基本观点，如：《我们是如何实行教学与科研相结合的》；双行式标题分别以正标题揭示观点或概括内容，副标题点名单位、时限、性质和文种名称，如：《知名教授上讲台  教书育人放异彩——XX大学德育工作总结》。

（四）调查报告

是有目的、有计划地对某个问题或某一事件进行调查研究后，所写的反映客观事物本质和规律性的书面报告，是机关、团体、企事业单位工作中常用的一种应用问题。

（五）简报

是各行政机关之间用来下情上报、上情下达和互通情况、交流信息的一个文种，具有新闻性的特点，是咨询类文书中最重要、最常用的一种。简报可再分为工作情况简报、经验交流简报、会议简报三种。

格式

报头：简报的名称+期号+编法单位和发行日期

标题：揭示主题（与新闻发布稿写法同）

按语：由编者视需要而配加

正文：

主体：可按时间顺序详细介绍事件或工作；可归纳经验；可依会议议程组介绍

报尾：报、送、发单位

 

 

更多内容请继续关注： 上海公务员考试网 公务员考试 公务员考试网 公务员考试培训课程
2013年上海事业单位考试最新招聘公告 | 事业单位真题汇总　 | 事业单位培训 |
2013年上海招警学员考试公告及大纲 　| 招警考试历年录取线 | 招警考试培训 |
2014年上海公务员考试材料及真题汇总 | 公务员考试备考资料 | 公务员培训课 |